Standard téléphonique IA et secret professionnel : ce qu'il faut vérifier

Le secret professionnel de l'avocat est général, absolu et illimité dans le temps. Confier l'accueil téléphonique du cabinet à un outil, humain ou logiciel, ne le suspend pas. Voici les points à vérifier avant de choisir un standard téléphonique IA.

1. Que dit l'assistante, et surtout que ne dit-elle pas ?

Une assistante bien conçue collecte et transmet, elle ne renseigne pas. Elle ne doit jamais confirmer qu'une personne est cliente du cabinet, commenter une procédure, communiquer une date d'audience ou donner un avis juridique. Testez-la : appelez en vous présentant comme la partie adverse, comme un journaliste, comme un proche d'un client. La bonne réponse est toujours la même : proposer un rendez-vous ou un rappel par l'avocat.

2. Les appelants sont-ils informés ?

L'appelant doit savoir qu'il parle à un assistant virtuel dès le début de l'appel, et être informé si l'appel est enregistré. C'est une exigence de loyauté et de transparence, cohérente avec les recommandations de la CNIL et avec le règlement européen sur l'intelligence artificielle.

3. Qui est responsable de traitement, et où sont les données ?

• Le cabinet reste responsable de traitement ; le prestataire doit agir comme sous-traitant, avec un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.
• Demandez où sont hébergées les données (France ou Union européenne), comment elles sont chiffrées et pendant combien de temps elles sont conservées.
• Vérifiez que vos conversations ne servent pas à entraîner des modèles d'IA tiers.
• Exigez un journal des accès et une procédure claire pour l'exercice des droits des personnes.

4. L'enregistrement est-il vraiment nécessaire ?

Un compte rendu écrit suffit dans la grande majorité des cas. L'enregistrement audio et la transcription intégrale doivent rester optionnels, désactivés par défaut, activés en connaissance de cause et annoncés aux appelants.

5. Qui décide en cas de doute ?

L'assistante ne doit prendre aucune décision à la place de l'avocat. Face à une demande qu'elle ne comprend pas ou qui sort de ses consignes, elle prend un message ou transfère l'appel. Elle n'invente jamais une réponse.

Ce contenu est fourni à titre d'information générale. FromKana n'est pas un cabinet d'avocats et ne fournit aucun conseil juridique.