Prise de rendez-vous automatisée : les bonnes pratiques pour un cabinet

Laisser une assistante virtuelle prendre des rendez-vous à votre place est efficace à une condition : que les règles de votre agenda soient claires. Voici celles qui font la différence.

Des créneaux de consultation, pas tout l'agenda

Définissez des plages réservées aux premiers rendez-vous, par exemple deux demi-journées par semaine, avec une durée standard (30 ou 45 minutes) et un délai minimal avant le rendez-vous. L'assistante ne proposera que ces créneaux, jamais un trou entre deux audiences.

Présentiel, visio ou téléphone

Précisez les modalités possibles selon le type de demande et le domaine. Une première consultation en visio convient à beaucoup de dossiers ; certaines situations exigent un rendez-vous au cabinet.

Confirmer, rappeler, réduire les absences

• Confirmation immédiate par SMS et e-mail avec l'adresse, le lien visio et les documents à apporter.
• Rappel la veille, avec la possibilité de reporter en répondant au message.
• Consultation payante annoncée clairement au moment de la prise de rendez-vous, si c'est votre pratique.

Une fiche avant le rendez-vous

Le rendez-vous est plus utile si vous connaissez déjà l'objet de la demande, l'urgence et le nom de la partie adverse pour vérifier l'absence de conflit d'intérêts. L'assistante recueille ces informations au moment de la prise de rendez-vous et vous les transmet dans le compte rendu.

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